Утилизация документов и архивов

Практически любое предприятие сегодня ведет свой бизнес с использованием самой разной документации. Существует огромное разнообразие документов, которые в обязательном порядке необходимо хранить и архивировать в течение определенного времени.

Этот период может быть разным, в зависимости от вида деятельности и устава компании, а также от вида документов и степени их конфиденциальности. Часто такого рода файлы или договоры содержат важные личные и имущественные данные, которые требуют защиты от огласки.

По истечении заданного периода архивирования документы должны быть уничтожены, чтобы содержащиеся в них конфиденциальные данные не могли быть доступны третьими лицами. Так как же подготовить документы к уничтожению и кому доверить их утилизацию? 

Когда документы должны быть уничтожены

Независимо от типа хранимых документов, наступает момент, когда они больше не нужны. Это может быть связано:

  • с истечением обязательного периода архивирования;
  • с наведением порядка в офисе;
  • с инвентаризацией;
  • с правовыми нормами, которые могут запрещать хранение определенных документов, содержащих конфиденциальные данные, дольше, чем это необходимо.

Конфиденциальные данные могут размещаться не только традиционно на бумаге, но и на современных носителях, таких как жесткие диски, компакт-диски, DVD-диски, карты памяти и так далее. Иногда документация, содержащая конфиденциальные данные, может также включать фотографии, файлы, отчеты или электронные письма.

Кому доверить уничтожение документов

Чтобы быть уверенным в безопасности и профессионализме, лучше всего воспользоваться услугами компании, специализирующейся на утилизации документов как на бумажных, так и на цифровых носителях. Ее сотрудники должны обладать не только опытом и навыками для уничтожения различной документации, но и использовать для этих процессов современные технологии и оборудование.

Квалифицированные сотрудники, обязаны сохранять конфиденциальность всех данных, содержащихся в документах, подлежащих уничтожению. После завершения услуги компания выдает специальный сертификат, подтверждающий уничтожение.

Требуют ли документы, предназначенные для уничтожения, специальной подготовки?

Прежде чем вы решите сдать документы на уничтожение, следует помнить о нескольких очень важных моментах. В первую очередь стоит внимательно просмотреть все бумажные и цифровые носители информации, чтобы случайно не выбросить важные документы, не предназначенные для уничтожения.

Помните, что это необратимый процесс, и вы можете потерять доступ к важным данным из-за подобной ошибки. Еще одна вещь, которую следует иметь в виду, это избавление от металлических скоб, скрепок и сшивателей, которыми были связаны документы из ваших бумажных документов.

Все бумаги, предназначенные для измельчения в шредерах, должны быть в виде отдельных листов. Если вы хотите сократить расходы, связанные с уничтожением документов, обязательно извлеките из них пластиковые конверты и папки. Это связано с тем, что уничтожение документов из смешанных материалов обходится дороже, чем только бумажных.

Также стоит защитить документы, предназначенные для уничтожения, от взглядов посторонних во время их перевозки. Вы также можете воспользоваться услугами компании, которая подготовит для вас документы к утилизации и позаботится об их защите и транспортировке.

Способы утилизации

Как правило, в столице процессы утилизации документов и архивов полностью автоматизированы. Для этого можно выбрать один из трех основных способов:

  • резка документов шредером;
  • сжигание в высокотемпературной печи;
  • комплексная утилизация.

Сегодня большинство серьезных компаний уже обзавелось таким полезным устройством для офиса, как шредер. С помощью этого оборудования можно самостоятельно утилизировать бумагу и картон, разрезав листы на сотни тонких полосок.

Профессиональные модели шредеров с максимальным уровнем секретности способны уничтожать несколько десятков листов за один раз. Кроме того, они эффективны в утилизации пластика и компакт-дисков, а также – металлических скрепок.

Сжигание в специальных печах предлагают компании по переработке вторсырья в целом и макулатуры в частности. Сотрудники таких компаний выезжают на место, перекладывают документы, подлежащие утилизации в специальные запломбированные контейнеры, перевозят их к месту уничтожения и сжигают. Клиент получает акт о выполнении работ.

Комплексный метод утилизации включает в себя обработку документации в шредерах с последующим прессованием в промышленных прессах. В дальнейшем спрессованное сырье может использоваться для дальнейшей переработки и повторного использования.

Почему так важна своевременная утилизация

Чем больше документов хранится в вашей конторе, офисе или архиве, тем меньше у вас свободного места, тем выше вероятность «утечки» данных к конкурентам, тем больше пожароопасность. По этим причинам важно вовремя и регулярно проводить утилизацию документов и архивов, которая поможет:

  • получить дополнительную рабочую площадь;
  • сэкономить ваше время;
  • организовать и вести эффективный бухучет;
  • быстро находить и использовать деловую документацию;
  • сохранить конфиденциальность и секретность данных.

Заказать услуги по утилизации лучше всего в проверенной и надежной компании, которая гарантирует высокое качество оказываемых услуг и работает с любыми видами документации.

Преимущества обращения к нашей компании

Если вам необходимо профессиональное и безопасное уничтожение документов любого типа, мы всегда готовы прийти на помощь, используя самое современное оборудование и технологии утилизации. Вы получаете гарантии безопасности на высшем уровне — уничтожение происходит в закрытых помещениях и дополнительно контролируется системой камер, а сотрудники по утилизации должным образом обучены.

Уничтожение бумажной документации – стоит ли делать это самостоятельно? Одного фирменного шредера достаточно, если у вас небольшой объем документов. Попытка уничтожить огромное количество документации с помощью такого инструмента непродуктивно по многим причинам.

Ручное уничтожение документов с помощью офисного шредера требует времени сотрудника. Если документации действительно много, весь процесс может занять много дней. Ваш работник может потратить эти драгоценные часы на выполнение служебных обязанностей, которые реально влияют на состояние и прибыль компании.

В процессе профессионального уничтожения документов мы действуем на основе четкого плана. Мы спланировали весь процесс таким образом, чтобы минимизировать время от сбора документации от клиента до этапа уничтожения носителей информации (электронных и бумажных).

Только четко прописанные правила и жесткое следование правилам позволяют нам реализовывать самые высокие стандарты безопасности. Каждый из наших сотрудников прекрасно знает эти процедуры. В результате мы можем предложить:

  • Адаптация к графику клиента.

У каждой компании своя жизнь и график. Очень важно, чтобы процесс сбора документации был максимально эффективным и не мешал повседневным задачам сотрудников. Наша хорошо обученная бригада работает быстро, качественно и в то же время очень точно. В результате весь процесс занимает мало времени, и компания быстро освобождается от устаревшей, избыточной документации.

  • Полностью безопасная утилизация документов.

Наш процесс построен таким образом, что никто не может просмотреть данные на любом этапе уничтожения документа (это касается как транспортировки, так и самого процесса утилизации). Нашими постоянными клиентами являются разные компании, работающие в различных отраслях. Мы гордимся тем, что можем предложить нашим клиентам самые высокие стандарты защиты данных.

В конце утилизации мы предоставляем клиенту полную отчетность и официальные бумажные сертификаты об уничтожении документации.