Практично будь-яке підприємство сьогодні веде свій бізнес з використанням самої різної документації. Існує величезна різноманітність документів, які в обов’язковому порядку необхідно зберігати і архівувати протягом певного часу.
Цей період може бути різним, залежно від виду діяльності та Статуту компанії, а також від виду документів і ступеня їх конфіденційності. Часто такого роду файли або договори містять важливі особисті та майнові дані, які вимагають захисту від розголосу.
Після закінчення заданого періоду архівування документи повинні бути знищені, щоб містяться в них конфіденційні дані не могли бути доступні третіми особами. Так як же підготувати документи до знищення і кому довірити їх утилізацію?
Коли документи повинні бути знищені
Незалежно від типу збережених документів, настає момент, коли вони більше не потрібні. Це може бути пов’язано:
- із закінченням обов’язкового періоду архівування;
- з наведенням порядку в офісі;
- з інвентаризацією;
- з правовими нормами, які можуть забороняти зберігання певних документів, що містять конфіденційні дані, довше, ніж це необхідно.
Конфіденційні дані можуть розміщуватися не тільки традиційно на папері, але і на сучасних носіях, таких як жорсткі диски, компакт-диски, DVD-диски, карти пам’яті і так далі. Іноді документація, що містить конфіденційні дані, може також включати фотографії, файли, звіти або електронні листи.
Кому довірити знищення документів
Щоб бути впевненим у безпеці і професіоналізмі, найкраще скористатися послугами компанії, що спеціалізується на утилізації документів як на паперових, так і на цифрових носіях. Її співробітники повинні володіти не тільки досвідом і навичками для знищення різної документації, а й використовувати для цих процесів сучасні технології та обладнання.
Кваліфіковані співробітники, зобов’язані зберігати конфіденційність всіх даних, що містяться в документах, що підлягають знищенню. Після завершення послуги компанія видає спеціальний сертифікат, що підтверджує знищення.
Чи вимагають документи, призначені для знищення, спеціальної підготовки?
Перш ніж ви вирішите здати документи на знищення, слід пам’ятати про декілька дуже важливих моментах. В першу чергу варто уважно переглянути всі паперові та цифрові носії інформації, щоб випадково не викинути важливі документи, не призначені для знищення.
Пам’ятайте, що це незворотний процес, і ви можете втратити доступ до важливих даних через подібну помилку. Ще одна річ, яку слід мати на увазі, це позбавлення від металевих скоб, скріпок і зшивачів, якими були пов’язані документи з ваших паперових документів.
Всі папери, призначені для подрібнення в шредерах, повинні бути у вигляді окремих листів. Якщо ви хочете скоротити витрати, пов’язані зі знищенням документів, обов’язково витягніть з них пластикові конверти і папки. Це пов’язано з тим, що знищення документів зі змішаних матеріалів обходиться дорожче, ніж тільки паперових.
Також варто захистити документи, призначені для знищення, від поглядів сторонніх під час їх перевезення. Ви також можете скористатися послугами компанії, яка підготує для вас документи до утилізації і подбає про їх захист і транспортування.
Способи утилізації
Як правило, в столиці процеси утилізації документів і архівів повністю автоматизовані. Для цього можна вибрати один з трьох основних способів:
- різання документів шредером;
- спалювання у високотемпературній печі;
- комплексна утилізація.
Сьогодні більшість серйозних компаній вже обзавелися таким корисним пристроєм для офісу, як шредер. За допомогою цього обладнання можна самостійно утилізувати папір і картон, розрізавши листи на сотні тонких смужок.
Професійні моделі шредерів з максимальним рівнем секретності здатні знищувати кілька десятків листів за один раз. Крім того, вони ефективні в утилізації пластику і компакт-дисків, а також – металевих скріпок.
Спалювання в спеціальних печах пропонують компанії з переробки вторсировини в цілому і макулатури зокрема. Співробітники таких компаній виїжджають на місце, перекладають документи, що підлягають утилізації в спеціальні запломбовані контейнери, перевозять їх до місця знищення і спалюють. Клієнт отримує акт про виконання робіт.
Комплексний метод утилізації включає в себе обробку документації в шредерах з подальшим пресуванням в промислових пресах. Надалі спресована сировина може використовуватися для подальшої переробки та повторного використання.
Чому так важлива своєчасна утилізація
Чим більше документів зберігається у вашій конторі, офісі або архіві, тим менше у вас вільного місця, тим вище ймовірність «витоку» даних до конкурентів, тим більше пожежонебезпека. З цих причин важливо вчасно і регулярно проводити утилізацію документів і архівів, яка допоможе:
- отримати додаткову робочу площу;
- заощадити Ваш час;
- організувати та вести ефективний Бухоблік;
- швидко знаходити і використовувати ділову документацію;
- зберегти конфіденційність і секретність даних.
Замовити послуги з утилізації найкраще в перевіреної і надійної компанії, яка гарантує високу якість послуг, що надаються і працює з будь-якими видами документації.
Переваги звернення до нашої компанії
Якщо вам необхідно професійне і безпечне знищення документів будь-якого типу, ми завжди готові прийти на допомогу, використовуючи найсучасніше обладнання та технології утилізації. Ви отримуєте гарантії безпеки на вищому рівні-знищення відбувається в закритих приміщеннях і додатково контролюється системою камер, а співробітники з утилізації належним чином навчені.
Знищення паперової документації – чи варто робити це самостійно? Одного фірмового шредера досить, якщо у вас невеликий обсяг документів. Спроба знищити величезну кількість документації за допомогою такого інструменту непродуктивно з багатьох причин.
Ручне знищення документів за допомогою офісного шредера вимагає часу співробітника. Якщо документації дійсно багато, весь процес може зайняти багато днів. Ваш працівник може витратити ці дорогоцінні години на виконання службових обов’язків, які реально впливають на стан і прибуток компанії.
У процесі професійного знищення документів ми діємо на основі чіткого плану. Ми спланували весь процес таким чином, щоб мінімізувати час від збору документації від клієнта до етапу знищення носіїв інформації (електронних і паперових).
Тільки чітко прописані правила і жорстке дотримання правил дозволяють нам реалізовувати найвищі стандарти безпеки. Кожен з наших співробітників прекрасно знає ці процедури. В результаті ми можемо запропонувати:
- Адаптація до графіку клієнта.
У кожної компанії своє життя і графік. Дуже важливо, щоб процес збору документації був максимально ефективним і не заважав повсякденним завданням співробітників. Наша добре навчена бригада працює швидко, якісно і в той же час дуже точно. В результаті весь процес займає мало часу, і компанія швидко звільняється від застарілої, надлишкової документації.
- Повністю безпечна утилізація документів.
Наш процес побудований таким чином, що ніхто не може переглянути дані на будь-якому етапі знищення документа (це стосується як транспортування, так і самого процесу утилізації). Нашими постійними клієнтами є різні компанії, що працюють в різних галузях. Ми пишаємося тим, що можемо запропонувати нашим клієнтам найвищі стандарти захисту даних.
В кінці утилізації ми надаємо клієнту повну звітність і офіційні паперові сертифікати про знищення документації.